La differenza fra un viaggio di lavoro e un viaggio di piacere è chiara a tutti, anche se oggigiorno le aziende ed i lavoratori puntano sempre di più al bleisure, una nuova tendenza che adatta le esigenze del viaggiatore d’affari con l’opportunità di godersi la trasferta lavorativa. Viaggiare per lavoro significa organizzare con tempo una serie di pratiche che eviteranno problemi e disguidi durante il soggiorno, in modo da garantire il successo del lavoro in trasferta.
6 consigli per organizzare viaggi di lavoro
1.Documenti necessari
A volte un viaggio aziendale può capitare all’improvviso, per questo motivo cercate di avere sempre a disposizione i vostri documenti di viaggio: la carta d’identità ed il passaporto. Informatevi se il paese dove viaggerete richiede un visto e, in caso affermativo, quali sono i documenti necessari per ottenerlo, ad esempio: durata del soggiorno, scopo del viaggio, contratto di lavoro, prenotazioni, data di scadenza del passaporto, ecc. Se dovete guidare, controllate che la vostra patente di guida sia in regola e possa essere utilizzata durante il viaggio di lavoro all’estero.
2. Informatevi sul paese di destino
Oltre a controllare di avere tutti documenti di viaggio necessari, informatevi anche su altri aspetti legati al paese della trasferta di lavoro. Non sottovalutate il loro peso, alcuni possono addirittura essere importanti per la buona riuscita del viaggio di lavoro.
Informatevi sulla situazione della sicurezza del paese, se è necessario vaccinarsi prima della partenza o se esistono delle leggi diverse per quanto riguarda ad esempio la guida o il trasporto di medicinali. Informatevi anche su una serie di aspetti pratici, come ad esempio: la qualità del servizio sanitario, l’uso degli adattatori per prese elettriche, la copertura internet o come cambiare la valuta estera, prelevare soldi, ecc.
3. Scegliete un’assicurazione lavoro per viaggi business
A differenza dei viaggi di piacere, durante i viaggi di lavoro possono avvenire una serie di danni che è conveniente assicurare con una polizza assicurativa specifica. L’uso frequente dei mezzi di trasporto aumenta la possibilità di smarrimento del bagaglio, la perdita di connessione con un altro mezzo o i servizi precedentemente acquistati (voli, transfer, hotel, ecc) a causa di ritardi o cancellazioni, soprattutto da parte delle compagnie aeree,
L’assicurazione viaggio Totaltravel assicura tutte le spese dovute agli acquisti di beni di prima necessità effettuati per ritardo nella consegna del bagaglio o per la perdita dello stesso. La compagnia assicurativa si adopererà per localizzare i bagagli e per informare l’assicurato sugli stessi, oltre che a rimborsare le spese dei servizi persi. Se quando tornate a casa, vi rendete conto di aver perso qualcosa durante il viaggio, come ad esempio il cellulare o il tablet, Totaltravel vi assicura il loro invio. Nel caso di perdita o furto di di documenti importanti come carte di credito, assegni bancari, traveller’s cheque, biglietti dei mezzi di trasporto, passaporti o visti, sono coperte le spese di gestione e duplicato per ottenerli.
Nel momento in cui sceglierete la polizza più adatta per il vostro viaggio di lavoro, dovrete analizzare quante volte viaggerete e durante quanto tempo, oltre che al paese dove avverrà la trasferta lavorativa. A seconda del viaggio, può essere più conveniente acquistare un’assicurazione viaggio annuale come Totaltravel annual, che assicura tutti i viaggi fatti durante un anno.
Qualunque sia la polizza assicurativa più adatta, questa dovrà avere un’ampia copertura per le spese di assistenza sanitaria o chirurgica per malattia o infortunio, rimpatrio, responsabilità civile.
4. La valigia adatta per l’occasione
Anche in questo caso, fare una valigia per un viaggio di lavoro è diverso da una valigia per un viaggio di piacere. Controllate le dimensioni massime ed il peso accettato dalla compagnia aerea con la quale viaggerete, ed informatevi di quello che potete imbarcare nel bagaglio a mano. Se trasportate nel bagaglio a mano il computer, dispositivi elettronici o dei documenti importanti, trasportateli con ogni tipo di sicurezza necessaria.
5. La scelta dell’hotel
Viaggiare per lavoro significa spesso dover lavorare quando meno ve lo aspettate, per questo motivo la scelta dell’hotel deve essere presa con attenzione, visto che non sarà solo il luogo dove vi riposerete. Cercate un hotel che goda di una posizione centrale, vicino alla stazione della metropolitana o ferroviaria per poter comodamente raggiungere gli uffici che vi interessano. Controllate che l’hotel abbia una buona connessione internet, una sala riunioni, parking, servizio di lavanderia e servizio ristorativo 24 ore su 24. Al momento della prenotazione, cercate di farlo con tariffe flessibili.
6. Connessione 24 ore su 24
Durante i viaggi aziendali è molto importante avere sempre con voi un computer, smartphone, tablet o qualsiasi altro dispositivo elettronico collegato ad internet. In questo modo potrete essere sempre in contatto con la vostra azienda e con le persone con cui lavorerete in trasferta. A volte, può essere conveniente attivare i dati roaming con la vostra compagnia telefonica, o acquistare direttamente una sim locale nel vostro paese di destino. Quando si utilizzano questi dispositivi è conveniente prendere alcune misure di sicurezza, soprattutto se lavorate con informazioni sensibili o riservate. Pertanto, evitate l’uso di computer pubblici o delle reti Wi-Fi pubbliche (se lo fate, che siano ufficiali e sicure) in modo che solo voi, o le persone autorizzate, possano accedere ai file e ai dati.